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无论大小项目，其管理都是不同的，管理一个项目包括管理分布在世界各地的需要共享给整个团队的成百上千的文档。这确实是一个非常大的挑战。在这里我要介绍一个我的一个客户是如何利用一个基于网络的项目管理系统来面对这种挑战的。
两年前，一个排名世界前20名的国际化的建筑公司赢得了一个价值15亿美元的为期两年的合同，这也使这家公司面临了很大的机遇与挑战。
我的这位客户需要管理超过700，000个文档，包括图纸，备忘录，规范，质量手册，购买合同，各种发票，网站建设，随机事件，标准等等。这些文档需要及时地存储，处理，更新。
全面地追踪对时间敏感的事件，像需求信息(RFIs)和 submittals, 这些都是要求成员们及时响应处理的内容。
一个审计追踪检验一次通信的发生（发送/接收），这也是命令式契约化的需求。
安全稳健的文件提交（比隔夜的发送快很多）也是关键。
一个最大的挑战就是用消除两个团体之间传送的延时来达到加速单位周期的目的。
项目有一个完全分布式的团队。工程师在欧洲，客户在中东，供应商遍布全世界，建筑项目位于深入沙漠600公里的地方，使得后勤保障成为一个很大的难题。
我们的需求
我们需要一个可靠的，廉价的并且几乎瞬间可以到达任何地方的项目管理信息中心仓库。总的来说，我们需要一种能够跨时间，跨空间的管理项目的能力。“使分布于全世界的人们坐在一起工作”如果没有共享的存储以及同步的控制，这是不可能达到的。
评价项目的特征
为了达到目的，我们为提议的解决方案定义三个鉴定的条件。它们是：:
连贯的结构
整合性
可升级
所有的项目包括组织中的高级职能都需要一个共享的统一的数据定义和结构。整个团队必须对各种行为的关系，耗费，资源有一个共同的认识。使项目可以使用这些共享的资源是至关重要的。在这样的结构下，各个单独的项目在这样的具有统一数据库的结构下很容易进行比较和总结。没有统一的数据库，管理者不容易总结项目中的细节，也不容易对项目进行同步的，有效的全球化的管理。
一个通用的结构使得整个团队能够从一个具体的项目中使用不同的软件包找到自己需要的工作信息。然而对于繁多项目有效的管理需要对分散的信息进行无缝的综合。从整体上看是没有独立项目存在的。从一个项目中释放资源所需的延迟会影响到其他使用到这个共享资源的项目的时间表。消除这种冒险需要综合所有不同的时间表。基于网络的项目管理系统解决方案使组织中的管理们整合所有的项目。它也使管理者们不在现场也能定义各个项目之间的关系。
不同的项目在大小，范围，形式上都是不同的。一方面讲，有些项目是十分庞大的。这些项目需要全面的计划以及持续的状态报告。它们也需要频繁的分析来满足管理和解决问题的需求。另一方面，小一些的项目总体需求上讲，项目的计划以及报告要少一些。基于网络的项目管理系统解决方案在大小，范围，形式上都有可升级的余地。另外它还可以根据项目经理的需求，管理技巧改变。
最小功能需求
我们使用车间，论坛以及各种调查来收集文档，分析并且对基于网络的项目管理系统区分优先次序，这些需求包括有能力做：
●在合适的时间地点，向特定的组员提供正确的信息。
●以电子文档的方式完成第一阶段的任务，消除纸张的损耗以及分发手册所需要的时间。
●为其他组的组员之间提供持续的信息共享。
●从外部的应用程序或数据库（如CAD程序，财务数据等等）中，整合出相关信息。
●以最原始的格式传递信息，以便更高权限的使用者可以操纵或修改。
●允许不同组织的组员在不安装相关应用软件的基础上，就可以阅览信息，注释文档。
●使用简单，浏览方便，与Windows 2000图形用户界面兼容。
使组员在对自己电脑最小程度的修改甚至无修改的情况下可以随意存取。
●自动的追踪记录使用者的行为，对文档的任何修改都会记录先前的版本。这种记录可以使组员在设计和建设中对自己的改动和错误负责任。在将来有争议的时候可以起到支持/反驳的作用。
●讨论时可以追踪并且链接到相关文档。
●管理访问权限，使组员和其所涉及的相关文档联系起来，在适当的时候，通报相关组员的最新的，有关的信息。这样可以保护数据，加速交流过程。
●产生需求信息(RFIs)，追踪他们(RFI log)并且解决。
●追踪被提议的更改命令 (PCOs)建设更改指示(CCDs), 以及更改命令 (COs)。这样可以缩减项目实施以及回顾过程中所需要的步骤和时间。由此也就大大缩短了整个项目设计建设的时间周期，同时也使设计中某一部分无响应的几率大大降低。
●提供在线的浏览并协调，设计文档，进度照片，报告，图纸等等。
●允许拖拽式的更新信息。
●支持使用超链接并且允许各组使用标准商业软件以方便在很大的文档格式范围内建立合作关系。
●与公司中已经建立的信息技术基础构造相兼容
我们的选择
一旦我们建立起了这种最小需求的基于网络的项目管理系统，我们有三种选择来得到它：
自行建立使用工具。
注册并订阅各种服务。
购买服务器应用程序来满足具体的需求。
资金问题，灵活性以及一些战略上的问题使得我们需要花大约六个月的时间来自行建立使用工具。
开发一个基于网络的项目管理策略
为了能够有效的并且有效率的执行工具，我们需要开发一个基于网络的项目管理策略，它包括以下几个步骤：
1、测试一下目前项目管理进程的效力。
2、定义一个新的项目管理程序，包括现成的新工具。
3、根据使用的仿真，实际测试一下使用过程并做出适当的修改。
4、根据实际测试的结果精简程序。
5、完成系统的安装和培训
6、使用标准的项目模版验证项目
7、定义组员以及项目经理在关于文档仓库的更新访问的角色和职责。
8、确定一个能够监控支持新项目管理进程的团队。
9、确定一个旧的项目管理系统仍然能够识别的项目。
10、对于解决多重项目，资源冲突等问题，准备对应的管理流程。
11、对于移植进新的策略进行记时。
12、监控并支持安装。
13、评估新旧两种流程的效率
14、根据流程13中的结果对新的流程进行精简。
基于网络的项目管理系统并不是取代了时间的测试和那些已经证实可行的项目管理方法。相反的，它在分布式（也就是多重项目）项目中延伸了项目管理中的最佳实践。基于网络的项目管理系统为企业提供了更广阔的，完整的一套工具，使得企业可以尝试更大的涉及不同地域，很多人，很多工厂，设备的项目。执行基于网络的项目管理系统需要组织中管理文化的改变也伴随着很多困难。这些改变将对一个组织的技术，工作环境，人际关系，开发过程带来相当大的冲击。执行这样一个实际的项目需要广泛的计划，管理备份，资源的有效性，检测的效果。成功的先决条件就是小心翼翼的选择合适的支持当前需要的工具。
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