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办公物资采购及发放规定

日期：2005年12月5日作者：*** 人气：3502

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第一条　　　　　　爲使公司办公物资采购及发放工作规范化，依据公司《预算计划制度》和《仓储管理制度》特制订本规定。

第二条　　　　　　办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。

第三条　　　　　　本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品，办公桌椅、档案柜等家俱器具，电话机、传真机、电脑、印表机等办公机具设备，电扇、空调等家电设备。

第四条　　　　　　各部门所需的办公物资要统筹计划，纳入年度预算计划当中，经批准後，按月制订具体计划。

第五条　　　　　　办公物资的采购及发放实行集中管理，由总务部负责，具体细则如下：

（一）　　办公物资的月度采购。

各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并於每月30日报至管理会计部，管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外，管理会计部要求各部门重新填单，如在预算内，管理会计部签署意见後转总务部後勤组，後勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”，报总务部经理审核和行政总监审批後，由采购员实施采购，同时“月度采购计划”报财务会计部一份，由财务会计部负责采购资金的准备。

（二）　　办公物资的临时采购。

各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”（本单一式四联，一联本部门留存，一联报财务会计部，一联交采购员，一联交物资管理员。），经本部门负责人签准，然後视采购所需金额报相应批准人批准。财务会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。

（三）　　申请采购的审批许可权。

1、　预算内单项资金使用审批许可权：1000元（含）以内由部门经理批准；1000元以上2000元（含）以内由系统总监批准；2000元以上由总经理批准。

2、　预算外单项资金使用审批许可权：2000元（含）以内由总经理批准；2000元以上由董事长批准。

3、　动用1000元（含）以下资金由财务会计部经理核准；1000元以上由财务总监核准。

第六条　　　　　　采购工作细则。

（一）　　采购物资单价在100元（含）以下的，由采购员直接采买。采购物资单价超过100元的，采购员须事先进行市场寻价，填写“寻价单”。单价在200元以下的寻价结果由後勤组组长确认；单价在200元（含）以上寻价结果由总务部经理确认。采购员根据确认的寻价结果，办理具体的采购业务。

（二）　　采购员在实施采购业务时，应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购後要及时办理入库手续并登记采购台帐。

第七条　　　　　　物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。

（一）　　采购员在办理入库手续时，物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”（本单一式两联，一联物资管理员留存，一联交采购员办理请款或报销手续并留存於会计室。），办理入库手续，并登记库存数量帐。

（二）　　物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要做到“八防四检”：

1、　八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。

2、　四检：●　上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。

l　　　　下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患。

l　　　　经常检查库内温度、湿度，保持通风。

l　　　　检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。

（三）　　物资管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。

（四）　　物资管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。仓库保管工作纪律内容如下：

1、　严禁在仓库内吸烟、动用明火。

2、　严禁无关人员进入仓库。

3、　严禁在仓库堆放杂物。

4、　严禁在仓库内存放私人物品。

5、　严禁私领、私分仓库物品。

6、　严禁在仓库内谈笑、打骂。

7、　严禁随意挪动仓库的消防器材。

8、　严禁在仓库内私拉乱接电源电线。

（五）　　物资管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈馀、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报总务部经理和财会部门。

第八条　　　　　　办公物资的发放采用集中时间办理：定於每周二、四下午2时至5时。

第九条　　　　　　各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同管理会计部核对。

　　领用时由指定专人填写“物品领用单”（本单一式三联，一联领用部门存根，一联物资管理员留存，一联报会计室。）如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批准，领用批准许可权同申请采购时的规定。

第十条　　　　　　物资管理员要认真核对“物品领用单”所列专案和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。

每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式三份，一份自存，一份报後勤组组长，一份报总务部经理。），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报管理会计部）。

管理会计部根据物资管理员上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。

第十一条　　　　对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司《财産管理制度》的有关规定执行。

第十二条　　　　凡纯属人爲原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。

对有意破坏者，除全额赔偿外，并按《员工奖惩制度》予以处罚。

以上责任认定部门爲总务部和审计监察部。

第十三条　　　　本规定由总务部制订、解释和监督执行，报行政总监批准後自公布之日起施行。凡施行後既有的类似规定自行终止，与本规定不符的以本规定爲准。

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