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行政部管理手册
目 录
第一章 固定资产管理办法……………………………………………………2
第二章 办公用品管理办法……………………………………………………3
第三章 名片制作规则…………………………………………………………4
第四章 公务车辆管理条例……………………………………………………4
第五章 包裹、信函发送管理…………………………………………………5
第六章 办公设备使用规定……………………………………………………5
第七章 通讯设备使用及管理办法……………………………………………6
第八章 公司礼品制作管理办法………………………………………………6
第九章 公司宣传品制作规定…………………………………………………7
第十章 公司图书资料管理条例………………………………………………8
第十一章公司局域网管理办法………………………………………………… 8
第十二章电脑设备使用和管理………………………………………………… 9
第十三章电脑病毒的防范管理………………………………………………… 10
第十四章订购机票的管理办法………………………………………………… 11
第十五章公司例会制度………………………………………………………… 11
第十六章印章、介绍信的使用管理规定……………………………………… 14
附件 相关记录
附件一 固定资产登记表
附件二 固定资产维修表
附件三 固定资产报废表
附件四 固定资产遗失索赔通知单
附件五 制作名片申请表
附件六 派车申请表
附件七 礼品制作申请表
附件八 礼品领用申请表
附件九 机票签收单
附件十 电脑查、杀病毒记录
第一章 固定资产管理办法
固定资产是公司不动资产。公司每年将制定一定比例的固定资产增制计划，各部门应根据公司的规划及业务发展要求，制定本部门固定资产需求计划。
固定资产指在本“办法”中泛指“固有”资产，最低使用年限在1年以上的物品。
1、1申请固定资产流程
1、2固定资产登记
固定资产购置完成后，由使用部门在行政部办理验收、领用等手续；购货发票需由行政部负责人确认签字，财务方可报销；
1、3固定资产核查
每季度的最后一日，各分公司、办事处将固定资产登记表按要求汇总至：email： ，并注明汇总日期；
公司将定期对各分公司、办事处的固定资产的登记、领用、造册等工作进行抽查；
1、1、4固定资产的变更
分配给部门或个人使用的固定资产，不可自行变更使用者；如需要变更应及时报告行政部，由行政部做变更并登记；
1、5固定资产的损坏、遗失、报废
公司每位员工应象爱护自己的财产一样爱护公司的资产，如分配给个人使用的固定资产，因个人使用不当造成损坏的，一律由个人自费修复；如有遗失，按财务有关规定赔偿固定资产折旧后价值的80%；
固定资产的报废需填《固定资产报废申请》，经总裁批准后，由行政部通知财务部，并作好资产的注销登记工作；
第二章 办公用品管理办法
为有计划的执行公司制定的行政管理预算，更好的、有序的管理办公用品，公司行政部将统一采购、保管、发放办公用品。
办公用品：指日常使用的办公文具及易耗品。
2、1采购
每月3日前各部门将所需办公用品报到行政部，行政部核准后购买，任何人、任何部门不许自购办公用品；
2、2保管
办公用品一律由专人保管，保管人应经常检查办公用品存货，避免缺货；
2、3发放
办公用品的管理员一定要秉公办事，严格按照领用制度办事；所有领用的办公用品需详细登记；
2、4摊销
每月30日前管理员需对本月办公用品进行盘库、分摊，将各部门领用的费用报财务部入各部门的管理费用。
第三章 名片制作规则
3、1公司名片格式由总裁批准，统一制作；
3、2印制名片需填报《名片制作申请》，报行政统一制作，并由使用人签字确认；
3、3第一次制作或更改内容必须由主管总裁和人力资源部经理签字确认；
3、4名片制作费将列入部门管理费用中；
第四章 公务车辆管理条例
汽车是提高员工办公效率的重要工具。因此合理、有效的管理现有车辆；加强车辆的维护与保养；按时作好车辆大修及年检，将成为公司行政部门的重要工作之一。
4、1车辆使用规定
公司车辆统一在行政部登记备案,有关车辆所产生的费用，需由使用人填报《固定资产维护申请》，报总裁批准；
公司配给个人使用的车辆应由个人负责车辆的卫生、安全。没有总裁批准不得转借他人，否则后果自负；
车辆的保养、维护、保险由公司行政部门统一安排，个人不得擅自决定；由于个人原因造成车辆毁坏、丢失等所发生一切费用，由责任人自理。并作相应的解释；
4、2公务车使用规定
公务车的分派按照先急后缓、保障重点、兼顾一切的原则；公务车由行政部门派专人统一驾驶；用车部门须提前到行政部填写《派车申请单》；因工作需要到跑长途的，须提前半个工作日，到行政部填写《派车申请单》；
4、3费用摊销
公务用车发生的费用及司机的出差费用一并摊入各使用部门的管理费用中；
4、4司机的管理条例
司机：包括有驾驶执照的员工。
驾龄在一年以下的司机不得使用公务车，使用公务车的司机必须预留驾驶证复印件于行政部。各种违章罚款一律不予以报销；公司车辆发生交通事故，其经济损失一律由当事人负责，情况严重者予以开除；
第五章 包裹、信函发送管理
5、1公司公务信件、资料、包裹由前台统一发送、月底统一结账；
5、2发送时间为：每日下午15：00（急件除外）；
5、3信件发送应如实在前台登记，每月30日由前台出当月各部门《信函发送费用表》，分别记入各部门管理费用；
5、4严禁公费邮寄私人信件，一旦发现费用自负。
第六章 办公设备使用规定
为延长办公设备的使用寿命，并将其所发生费用合理分摊，行政部设专人管理、操作、维护以下设备：电脑、复印机、传真机、打印机、装订机、切纸刀、碎纸机等。
6、1公司电脑严禁擅自拆开封条，严禁安装与工作无关的软件；
6、2电脑硬件更换、软件的安装必须通过网管员，并及时通知行政人员更改电脑配置资料；
6、3复印机、传真机、打印机等办公设备应严格按要求操作，切忌擅自拆装；
6、4办公设备的定期保养和维护是行政部的职责；
6、5严禁使用公司设备处理私人事宜；
第七章 通讯设备使用
7、1公司的一切通讯设备都是为工作需要所配备。电话是为公司有关的业务服务的，如发现有个人行为，公司将予以严厉处罚并按对应的数额交纳话费；
7、2每部电话的使用人按要求设定长途电话使用密码；
7、3每月由网络管理员列出每部电话的长途电话费用明细，费用由列入各部门的管理费用；
第八章 公司礼品制作管理办法
公司礼品只为工作需要而设计，一切不符合要求的行为将被拒绝。业务人员严禁擅自购买礼品。特殊情况需总裁批准，否则发生费用自付。
8、1礼品制作审批流程：
制作
8、2礼品领用规定：
领用礼品需填礼品领用单，注明用途、数量，由部门经理签字确认。
第九章 公司宣传品制作规定
公司的宣传品是我们宣传自己，树立企业形象的工具，是我们与客户沟通的桥梁，是客户了解我们、认识我们的渠道。我们坚持对外统一的企业宣传。
9、1宣传品制作审批流程：
制作
9、2行政部负责公司宣传资料的制作和对外的参展活动；
第十章 公司图书管理条例
爱护图书、及时归还应该是你必备的品德。
10、1保持图书的清洁。乱涂乱画、撕毁图书等行为，都将视为不良的行为；
10、2借阅图书一律在管理员处登记，用毕及时归还；
10、3损坏、丢失图书，按图书的价格赔偿或赔偿新书；
10、4在外地购买图书，必须有经理签字；回公司后及时到图书管理员处登记，办理借阅手续；报销时需有图书管理员的签字；
10、5员工离职，须归还所借图书，否则不予以办理离职手续。
第十一章 公司局域网管理办法
为加强对公司局域网络的管理，维持一个良好、稳定、安全的网络办公环境，特制定本办法。
11、1公司网络的管理和日常维护由技术中心网管负责，技术中心负责提供相关的技术支持；
11、2机房内各类设施摆放整齐、无灰、无尘；
11、3机房钥匙由网络管理员持有，并由人事行政部备份、登记；
11、4任何人不得擅自进入机房，一经进入须由网络管理员许可；
11、5技术中心对公司的所有帐户进行规划，规定相应的权限；网络管理员根据规划，建立、修改、删除域中的帐户，并及时将修改内容作书面记录并在人事行政部备份；
11、6 公司员工使用各自的帐号和密码登录局域网，利用相应的网络资源；
11、7严禁下载与工作无关的软件，以保证网络的畅通；
11、8部门如需在公司服务器中建立共享资源，应向技术中心提出计划，指出可以共享的等级和范围，由技术中心具体实施；
11、9部门单纯用于执行部门工作的服务器、工作站以及其中的资源由所属部门自己负责；
11、10交换机、路由器、公用服务器的技术参数的设置更改应由技术总监签字，网络管理员具体实施，人事行政部备份；
11、11员工邮箱由人事行政部统一分配，网络管理员进行设置及维护；
第十二章 电脑设备的使用和管理
12、1分配给个人使用的电脑，由本人负责一般性的维护，并定时查杀病毒；
12、2电脑出现故障，应及时报告网管员，不得擅自打开机箱、增减配置、更换操作系统等；
12、3更换电脑配置，须提出书面申请，经部门经理及行政部批准后，采购部负责采购，由网络管理员负责更换；
12、4各部门台式机由各部门秘书负责日常的维护；网管员负责对秘书进行PC机的基本维护和安全保护知识的培训；
12、5损坏、报废的机器，不得自行处理，应按照行政部的有关规定办理固定资产相关手续；
12、6公司刻录机由网管员管理，需刻盘的人员应先由部门经理签字方可。
第十三章 电脑病毒的防范管理
一个安全、高效的网络办公环境需要大家的共同维护。为了防范并及时查杀电脑病毒，公司特成立电脑病毒监查小组。各部门员工如发现可疑邮件，应及时通知监查小组，以尽可能将病毒控制在最小的范围之内。
13、1结构
组长：技术中心网管员
组员：各部门、各分公司行政、各办事处秘书
13、2组长职责
-负责病毒的检查及防范工作
-负责定期更新升级杀毒软件
-负责定期检查每位组员的查、杀病毒记录
-负责以E－MAIL方式向组员及全体员工发布最新的病毒警告、升级杀毒软件等相关信息
-负责对各组员进行查、杀病毒培训
13、3组员职责
-负责定期（每星期至少一次）提醒、监督所负责范围内各电脑使用者杀电脑病毒，并填写《病毒查杀记录》
-负责及时反馈电脑病毒情况，外地组员每周五将《病毒查杀记录》E-MAIL给组长，E－MAIL地址：
-负责提醒、监督各电脑使用者定期升级杀毒软件
第十四章 订购机票的管理办法
为了能方便快捷地订购机票，并获得优惠折扣，公司委托航空服务中心集中代理我公司的有关机票、火车票订票业务。各部门出差人员在“出差申请”被批准后，方可订购机票或火车票。
14、1订购机票请填写“机票签收单”，并实行指定预定人签名有效制，传真订票。行政部每月30日统一与委托机构结账，并根据具体购票人，将票款列入其所在部门费用中；
14、2订购火车票，可直接电话订票，票款由订票人现付。订购火车票手续费10元/张（节假日和寒暑假除外，但最高不超过30元/张）；
14、3“机票签收单”预定签单有效人员以相关通知为准；
14、4严禁代定保险费；
14、6任何私自收取代理机构回扣的行为都被视为违反公司纪律的行为；
第十五章 公司例会制度
为使集团内部信息及时传达和反馈,以便给集团领导提供科学的决策依据,确保集团各项工作全面有序的开展，本集团特制定例会制度。
15、1例会内容和时间安排
——集团例会
例会时间：每周日下午
主持人：总裁、副总裁轮流主持
会议秘书：总裁指定
参会人员：副总裁以上人员
例会议题：1、各副总裁汇报分管工作情况；
2、各副总裁提出本周工作重点及工作思路；
3、讨论集团现阶段重要决策；
——软件中心例会
例会时间:每月第一个星期一
主持人:副总裁
会议秘书：副总裁指定
参会人员:集团董事长、总裁；软件公司副总经理以上人员；项目经理可根据会
议内容列席参加；
例会议题:1、相关领导进行软件开发工作汇报；
2、软件队伍建设。
——业务会议
例会时间：每周五上午
主持人：副总裁或由副总裁指定的负责销售的副总经理
会议秘书：业务部门秘书
参会人员：副总经理以上人员
例会议题：1、根据公司财务部门、商务部门的财务报告，进行可行性行业市场
分析；
2、准确提出业务发展策略；
3、销售队伍的建设；
——行政例会
例会周期：不定期
主持人：人事行政部经理
会议秘书：部门助理
参会人员：各相关领导和各公司行政部或秘书
例会议题：1、日常工作中存在的问题；
2、新制度、新政策的出台；
3、工作计划；
——技术支持中心会议
例会周期：每周举行一次；
主持人：技术支持中心总监
会议秘书：中心秘书
参会人员：技术部门经理以上人员
例会议题：1、技术支持中心各部门工作汇报；
2、技术支持工作的难点；
3、技术队伍的建设；
15、2会议秘书职责
-协助主持人作好例会安排、布置任务
-负责通知例会议题、例会地点
-负责会议签到、考勤工作
-负责会议摘要记录工作
-协助主持人形成例会书面总结材料
-作好例会记录、考勤、总结等书面材料的保管工作
15、3各组会议应认真作好会议召集、会议议题确定、会议记录、会后催办等工作。会议完毕后，将会议纪要及时上报公司人事部；
15、4本会议制度由有关部门和人员具体负责监督实施；
15、5不能参会的人员应提前向会议召集人说明原因；
第十六章 印章、介绍信使用管理规定
根据《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章使用的规定》，结合我公司实际情况，特制定本规定。
16、1印章、介绍信保管
公司印章、钢印、财务专用章以及业务合同专用印章均由财务部或相关部门设专人保管；公司人事专用印章由人力资源部设专人保管；
公司介绍信由人事部门设专人保管；
16、2印章存放
印章必须存放在具有保险锁功能的柜里，不得随意放置。
16、3印章使用权限
根据公司《章程》的有关规定，凡使用公司印章、合同印章、财务印章，均须经公司总裁批准（亲笔签字或直接向印章保管人口授）；凡使用人事印章须经人事经理批准方可用印；
一般事务性用章，公司领导也可以授权有关部门负责人审批使用。但超出授权范围的，应请示公司主管领导审批；
16、4印章、介绍信使用
印章、介绍信管理人员必须坚持原则。使用印章、介绍信用前，使用人需逐项登记，经办人确认符合用印手续后方可；
16、5使用要求
盖印章必须清晰、端正、庄重、位置恰当，不得歪斜。通常印章应盖在落款的年、月、日等处，应“齐年盖月”。即：印章的左边缘应与日期的年相齐，月、日等盖在印章的右边。
介绍信使用前需核对整本页数，不得缺页；使用完毕的存根页数需与使用前
核对数相符，并保存一年。
16、6其它
一般情况下，不得将印章携出公司外使用。确因工作需要，经公司主管总裁签字审批后方可借出。印章管理人员须登记外借理由、注明外借原因、归还时间及使用人签字；
不得擅自开据空白介绍信。确因工作需要，经公司主管总裁批准后方可。
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